Pillole di smart working dalle aziende virtuose che già lo facevano

la Wildling Shoes è un' azienda tedesca che già da anni lavora in modo decentralizzato e offre un’incredibile flessibilità ai dipendenti.

La pandemia da coronavirus ha riacceso l’attenzione su un argomento di cui già da tempo si parla: la possibilità di praticare smart working, ossia lavorare da casa, un modo per agevolare le famiglie, evitare spostamenti, ridurre le emissioni e, in tempo di Covid-19, anche i contagi. Questa modalità di lavoro può essere una soluzione anche una volta tornati alla normalità? Abbiamo chiesto un parere (oltre che consigli pratici) ad un’azienda che ha fatto del Remote Work, uno dei suoi punti di forza.

Tra i tanti cambiamenti che ci ha imposto l’emergenza sanitaria in corso vi è anche quello (per chi ne ha la possibilità) di lavorare da casa. Sperimentare la gestione del tempo lavorativo tra le mura domestiche, organizzandosi bene e rimanendo comunque operativi e fruttuosi, non è sempre facile, soprattutto se abbiamo anche bambini piccoli a cui badare.

Per questo abbiamo chiesto qualche consiglio ad Anna Eggers, International Marketing and Sales di Wildling Shoes, azienda tedesca che, già da anni (e dunque prima di questa situazione), lavora in modo decentralizzato e offrendo un’incredibile flessibilità ai dipendenti.

Ricorderete probabilmente la Wildling Shoes per via delle particolari scarpe che propone e di cui vi abbiamo già parlato qui, calzature ecologiche ed equosolidali, che riproducono l’esperienza del camminare a piedi nudi.

Stavolta però non ci concentriamo tanto sui prodotti quanto sulla modalità di lavoro di questa azienda che ha davvero qualcosa da insegnarci.

Anna ci ha raccontato che la Wildling Shoes è un’azienda decentralizzata e la maggior parte degli oltre 120 dipendenti lavora in Remote work o Smart working, come viene definito il lavoro da casa qui in Italia. Ovviamente alcuni reparti, come per esempio il magazzino, non possono lavorare da casa ma per tanti altri tipi di ruoli, ogni volta che è possibile, i dipendenti possono decidere non solo dove ma anche quando lavorare.

L’azienda è nata cinque anni fa e all’inizio era composta solo dai due fondatori Anna e Ran Yona a cui, con 3 figli ancora piccoli, è venuta quasi naturale la scelta di lavorare da casa in modo da avere l’opportunità di gestire meglio lavoro e famiglia. L’azienda però è cresciuta velocemente e superati i 30 dipendenti, il modo improvvisato di lavorare insieme non era più funzionale.

Cosa mancava?

“Tanti dei dipendenti non si erano mai incontrati di persona, e mancava una certa trasparenza di cosa stava succedendo in ogni reparto dell’azienda. Ciò che mancava era una visione e dei valori condivisi. Così abbiamo cominciato a sentirci regolarmente in meeting digitali (e quando possibile di persona) per capire meglio perché stavamo facendo ciò che stavamo facendo e quali valori fossero alla base del nostro lavoro quotidiano. Questo non è stato deciso dall’alto ma elaborato con tutto il team in un lungo processo” ci ha raccontato Anna.

Hanno così deciso di adottare il metodo OKR (objectives and key results) che organizza il lavoro attraverso obiettivi qualitativi legati ai valori dell’azienda che sono poi suddivisi in risultati quantitativi da ottenere. Anche in questo caso, gli obiettivi dell’azienda partono “dal basso” e ognuno offre il proprio contributo.

Tutti i dipendenti, prima dell’attuale emergenza sanitaria, si incontravano ogni 6 settimane per 1-2 giorni di persona, in modo da approfondire alcuni argomenti e parlare dei nuovi progetti. Ora il tutto è diventato virtuale così come i meeting settimanali.

Anna ci segnala anche gli strumenti che aiutano a comunicare bene e strutturare al meglio il lavoro da casa:

“Per l’organizzazione di progetti e informazioni importanti usiamo per esempio il programma Asana, per le comunicazioni veloci tra singoli o nei vari team Slack. Tutti i documenti importanti si trovano nel cloud per essere sempre accessibili”.

C’è poi un fattore molto importante da non trascurare: il rapporto di fiducia!

“L’aspetto più importante del gestire un team che lavora quasi interamente a casa è la fiducia. Fidarsi dei propri dipendenti, del fatto che vogliono lavorare perché credono in quello che fanno e si sentono parte di un progetto più grande. Per questo motivo da Wildling Shoes ognuno segna le ore che ha lavorato autonomamente. Non ci sono controlli come chiamate regolari per vedere che si sta veramente lavorando o la richiesta di avere la telecamera accesa tutto il tempo per permettere ai capi il controllo di presenza. Mentre il lavoro tradizionale spesso si basa sul controllo e la sfiducia, il lavoro da casa deve basarsi per forza sulla fiducia per poter funzionare bene”. 

Dunque lavoro di squadra, partecipazione di tutti, valori condivisi, ottima gestione del fattore comunicazione e fiducia nel lavoro delle persone, sembrano essere le chiavi per un’ottima riuscita dello smart working.

Vantaggi e difficoltà dello smart working

Anna ci fa notare una serie di vantaggi per chi pratica smart working:

• Flessibilità e autonomia nel gestire il proprio lavoro: soprattutto per giovani genitori questo è un aspetto molto importante (attualmente l’80% dei dipendenti dell’azienda sono donne e la maggior parte di loro ha figli).
• Si risparmia tempo: non dovendo andare avanti e indietro da casa all’ufficio e, soprattutto, potendo scegliere autonomamente quando lavorare (Wildling Shoes offre la possibilità di lavorare quando si preferisce: mattina, pomeriggio e perfino notte!)
• Si gestisce con più facilità il tempo da dedicare alla famiglia ma anche ad altri interessi come sport, hobby o volontariato
• Si prova un maggiore senso di libertà: chi può gestire come, dove e quando lavorare non solo si sente più coinvolto ma crede di più in quello che fa.
• Maggiore sostenibilità: meno ore e chilometri per arrivare e tornare dal lavoro vogliono dire anche meno emissioni. E poi non ci sono uffici che devono essere riscaldati ecc.

Visti i tanti vantaggi Anna ci ricorda che:

“Se le basi per un lavoro da casa ci sono, può essere una scelta valida anche al di là dell’emergenza attuale. Lavorare in questo modo dovrebbe dare flessibilità e libertà senza cadere nella trappola del lavoro precario”

E gli svantaggi?

“Lavorando da casa succede più facilmente che la vita privata e quella lavorativa si intrecciano, che staccare da un lavoro che si fa volentieri diventi più difficile. Un’altra difficoltà può essere che spesso, da altri, il lavoro da casa non venga considerato un lavoro vero e che si ritenga si possa fare senza problemi anche con più bambini a casa tutti i giorni. Penso che questo lo abbiamo sentito in tanti in queste ultime settimane”

Consigli utili per chi in questi giorni sta lavorando da casa (gestendo anche i bambini)

La situazione attuale rende sicuramente molto più difficile lavorare da casa rispetto ad un momento in cui non vi è un’emergenza di tale portata.  Solitamente abbiamo il supporto di asili, scuole o parenti per la gestione dei più piccoli e quindi l’opportunità di lavorare più tranquillamente.

Anche in questo caso l’esperienza insegna. Come ci ha detto Anna:

“Essendo abituati al lavoro da casa e anche alle situazioni dove i bambini sono a casa (per malattia o durante le vacanze) sicuramente aiuta anche a gestire la situazione attuale. Per me la base del lavoro a casa deve essere la fiducia, soprattutto da parte del management. Tutti sappiamo che questa è una situazione straordinaria, soprattutto per le famiglie. Tanti consigli che ho letto nelle scorse settimane come ‘crearsi un piccolo ufficio in casa’ sono semplicemente non realizzabili per la maggior parte dei lavoratori e delle lavoratrici in particolare. Quello che mi sento di consigliare è di dividersi in modo equo tutti i lavori che ci sono da fare, quelli pagati e non, e di dividersi il tempo in modo che tutti abbiano dei momenti durante il giorno da dedicare al lavoro”. 

Insomma lavorare da casa è possibile e offre tanti vantaggi: prendiamo spunto da tutto questo per favorire la modalità “smart working” anche una volta finita l’emergenza