Sabrina Del Fico Stilare con fiducia liste infinite di cose da fare e ritrovarsi puntualmente soffocati dalle scadenze: ecco perché siamo troppo ottimisti quando si tratta di organizzare il tempo a nostra disposizione
@Canva
Quante volte ci siamo trovati alla fine della giornata, guardando sbigottiti la nostra lista di cose da fare e pensando: “Come ho potuto pensare di riuscire a fare tutto questo oggi?”
A me capita ogni singolo giorno. Al mattino sono estremamente motivata e butto giù sulla carta una lista infinita di cose da svolgere nelle ore successive – rendendomi conto però solo a sera di aver compiuto un enorme errore di valutazione.
Siamo troppo fiduciosi nelle nostre capacità, convinti che un paio di giorni intensi di lavoro possano portarci alla fine di un progetto, o una settimana di dieta possa restituirci la forma fisica perduta anni fa, o un paio d’ore dedicate alle faccende domestiche siano sufficienti a per pulire tutta la casa.
La verità è che sovrastimiamo ciò che possiamo fare in poco tempo e sottovalutiamo la mole reale del lavoro che ci aspetta. La tendenza a sopravvalutare le nostre capacità non si limita al contesto professionale. Anche nella vita quotidiana, ci imbarchiamo in progetti più grandi di noi.
Pensiamo, ad esempio, a chi cerca di perdere peso o migliorare la propria forma fisica: all’inizio il traguardo sembra a portata di mano, ma man mano che ci avviciniamo, il percorso si allunga.
Lo stesso accade quando decidiamo di ristrutturare casa o di organizzare una vacanza in tempi stretti. Tutto ciò si complica ulteriormente quando lo stesso errore viene commesso sul lavoro.
I compiti si sommano, le scadenze si avvicinano, e quello che sembrava un progetto gestibile si trasforma in una corsa contro il tempo che ci lascia esausti e demotivati.
La Legge di Hofstadter
Questo fenomeno psicologico è ben spiegato dalla Legge di Hofstadter, teorizzata da Douglas Hofstadter, scienziato cognitivo e autore del celebre libro Gödel, Escher, Bach. Formulata negli anni Settanta, la Legge di Hofstadter afferma:
Ci vuole sempre più tempo di quanto ti aspetti, anche quando prendi in considerazione la Legge di Hofstadter stessa.
Si tratta, in pratica, di una sorta di paradosso temporale che ci ricorda che, per quanto pianifichiamo in anticipo e teniamo conto di eventuali ritardi, finiamo comunque per sottostimare la durata reale dei nostri compiti.
Ma perché continuiamo a sottovalutare la mole di lavoro che ci attribuiamo, nonostante abbiamo avuto molte dimostrazioni del fatto che è impossibile sperare di fare tutto quello che immaginiamo nelle nostre to do lists?
Il problema principale è che siamo ottimisti cronici. Tendiamo a immaginare il miglior scenario possibile, dimenticando gli imprevisti che possono rallentare il nostro progresso.
E la sera, quando stiliamo la lista di cose da fare per il giorno seguente, siamo convinti di poter affrontare tutto senza intoppi. Al mattino, però, quegli stessi obiettivi ci sembrano ridicoli e irraggiungibili.
Un’altra ragione è che, inconsapevolmente, fissiamo troppi obiettivi per il tempo a disposizione. L’errore più comune è quello di voler fare tutto insieme, perdendo di vista la priorità di certi compiti rispetto ad altri.
In altre parole, mettiamo sullo stesso piano di importanza le faccende domestiche, la conclusione di un progetto lavorativo importante, l’aperitivo con gli amici e la visione dei nuovi episodi della nostra serie TV preferita, ignorando il fatto che si tratta di priorità molto diverse fra loro.
Il tempo è poco, le energie anche, e quindi dovremmo essere in grado di prioritizzare correttamente le cose da fare. Questo significa dare una ragione valida per posizionare certi compiti in cima alla lista dei nostri desideri e aspettative.
Tuttavia, anche se sembra un processo semplice, persone come perfezionisti, procrastinatori e chi lavora sotto scadenze strette, faticano a concedersi abbastanza tempo.
Esistono tuttavia delle strategie per evitare di cadere vittima della Legge di Hofstadter e ottimizzare il nostro tempo. Si tratta di strategie che io stessa cerco di mettere in pratica, quando mi lancio nella stesura di liste di cose da fare decisamente impossibili da completare:
- Smetti di procrastinare. Non c’è nulla di più deleterio per la produttività del procrastinare: utilizzare strumenti come post-it, diari, calendari e agende elettroniche può aiutarci a tenere traccia dei progressi e a rimanere concentrati sul compito da svolgere
- Focalizzati sui compiti più importanti (e non sui più facili). Iniziamo sempre la giornata con il compito più impegnativo, quello che ha il maggiore impatto sul progetto: c’è sempre la tentazione di completare prima i piccoli lavori, come per esempio rispondere alle mail o sistemare il cassetto della scrivania, ma questo ci distoglie dall’obiettivo principale (e ci fa perdere un sacco di tempo)
- Identifica i momenti di massima produttività. Ognuno di noi ha momenti della giornata in cui è più produttivo e altri invece in cui stanchezza e scarsa concentrazione peggiorano la qualità del lavoro – per me, ad esempio, le prime ore del mattino sono senza dubbio le più produttive: identifichiamo questi momenti e sfruttiamoli per affrontare i compiti più difficili
- Non lasciare che i contrattempi ti sfiducino. Gli imprevisti fanno parte della vita, ma è importante non perdere fiducia di fronte a essi: continuiamo a lavorare in modo costante, ricordando che ogni grande obiettivo si raggiunge passo dopo passo. Come dice un vecchio proverbio, l’unico modo per mangiare un elefante è un morso alla volta.
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